عادة ما يطُلب منك كتابة خطاب توصية سواء ان تكتبها لموظف أو زميل لديك في العمل أو طالب لديك فى الأكاديمية
، فهناك بعض المهام والواجبات الأساسية لكيفية كتابة خطاب توصية بشكل فعال
; ومن ضمن هذه المبادئ التوجيهية الأتي
أولا: لا تنسى أن تقُدم نفسك
;حاول -عند كتابة خطاب التوصية لشخص ما- ان توضح من أنت و ما هي علاقتك بالشخص الذي تكتب له الخطاب
;بشكل مختصر حاول ان توضح التالي
من أنت
ما هو عنوانك
ما هي طبيعة علاقتك بالشخص الذي تنصح به
كيف تعرف الشخص
منذ متى تعرف هذا الشخص
ثانياً: تجنب التعميم
إذا بادرت بكتابة خطاب توصية لشخص ما، تأكد من أنك أفضل شخص لتقييم قدرات هذا الشخص لتلك الفرصة, تأكد من أنك تفهم ما الذي توصي عليه
حاول ان يكون خطاب التوصية الذي تقوم بإعداده ملائماً للوصف الوظيفي
;وتحقيقا لهذه الغاية، تأكد من أن عليك ان تطلب وتراجع التالي
الوصف الوظيفي أو البرنامج التعليمي المقدم عليه
خطاب تغطية خاصة بمقدم الطلب Cover Letter السيرة الذاتية و
تأكد من أن لديك فكرة واضحة عن المهارات التي يتمتع بها هذا الشخص و الى اى مدى تتناسب هذه المهارات مع البرنامج المقدم عليه , فبالتالي يجب ان تكون محددا للتوصية بأن هذا الشخص هو الأنسب لهذه المهمة
أي مواد اضافية متعلقة يمكن من خلالها فهم مهارات و خبرات الشخص
ثالثاً: لا تبالغ في الإشادة و التوصية
حاول ان يتسم الخطاب الذي تعدة بالموضوعية شكلاً و مضموناً و ان يتسم بالأمانة والتركيز على الصدق، الإيجابية، والوضوح حيث لايحبذ ان تشيد و تمدح فى المتقدم بشكل مبالغ
نصيحة: يفضل الا تتجاهل نقاط الضعف في شخص المتقدم, بل يحبذ ان تناقشها علناً و توضح كيف تمكن المتقدم هذا من التغلب عليها او التعلم منها
رابعاً: لا توافق على كتابة توصية لا يمكنك بالفعل تقديمها
واخيراً ليس هناك حرج بأن تخبر الشخص بأنه لا يمكنك كتابة التوصية أو أن تكون مرجعا له
ربما قد يكون هذا الرفض هو انسب قرار خاصاً عندما لاتكون انت على دراية كافية بهذا الشخص و كذلك بمهاراته و خبراته
بالتالي تعطي فرصة للمتقدم للعثور عل شخص يعرفه جيدا و يكون بمثابة مرجع مناسباً له